الفريق

يضم قسم الفريق كل شخص يعمل في شركتك، مرة واحدة. يحمل سجل العضو هويته وطريقة الوصول إليه والأقسام التي ينتمي إليها، وعندما يسجل الدخول، الأدوار التي يحملها. والأدوار هي التي تقرر أي التطبيقات يفتحها الشخص وما يحق له فعله فيها.

لا يحتاج العضو إلى حساب دخول بالضرورة. فالحارس الذي يتصل به الضيوف، أو الشخص الذي يظهر على موقعك الإلكتروني، يمكن أن يكون على القائمة دون أن يفتح لوحة الإدارة يوماً. أما ملاك العقارات فليسوا أعضاء في الفريق: لهم سجلاتهم الخاصة ومساحتهم الخاصة.

أعضاء الفريق

افتح الفريق > أعضاء الفريق لرؤية القائمة. لكل شخص:

رشّح القائمة حسب القسم أو الدور أو حالة تسجيل الدخول أو النشاط، وابحث بالاسم أو بالبريد الإلكتروني الكامل. يضيف الأعضاء ويحررهم من يتضمن دوره إدارة الفريق (المسؤولون والمديرون افتراضياً). العضو الذي يملك حساب دخول، أو لديه دعوة بانتظار القبول، لا يُحذف أبداً: بل تحدده كمغادر.

الدعوات وتسجيل الدخول

يعرض تبويب الوصول في سجل العضو حالة تسجيل دخوله: لا شيء، أو دعوة بانتظار القبول حتى انتهاء صلاحيتها، أو يمكنه تسجيل الدخول، أو معطّل. ويعرض أيضاً أدواره ومفتاح يمكنه تسجيل الدخول والتطبيقات التي تفتحها تلك الأدوار. لا يغيّره إلا من يتضمن دوره إدارة المستخدمين (المسؤولون افتراضياً)؛ ويراه الآخرون للقراءة فقط، وحفظ بقية السجل لا يمسه أبداً.

لمنح شخص حساب دخول، افتح سجله واختر دعوة لتسجيل الدخول مع دور واحد أو أكثر. القواعد:

• تُرسل الدعوة بالبريد الإلكتروني إلى عنوان العضو. وهي صالحة 72 ساعة وتعمل مرة واحدة. ولا ترى الرابط بنفسك أبداً.
• لا يمكنك منح إلا الأدوار التي تحملها أنت. إن لم تكن مسؤولاً، تتوقف الأدوار المعروضة عند صلاحياتك.
• يطلب القبول كلمة مرور فقط (12 حرفاً على الأقل). ثم يُسجَّل دخول الشخص ويُنقل إلى التطبيق الذي تفتحه أدواره.
• من تفتح أدواره تطبيق العمليات وحده يقبل الدعوة على عنوان تطبيق العمليات، الذي يمكن الوصول إليه من أي مكان.
• يمكنك إرسال الدعوة مجدداً أو إلغاؤها من سجل العضو.

تغيير أدوار شخص أو تسجيل دخوله، والدعوة مع أدوار، يطلب رمزاً حديثاً من تطبيق المصادقة (انظر الأمان). وأي تغيير في الدور أو تسجيل الدخول ينهي جلسات ذلك الشخص الأخرى، فتسري الصلاحيات الجديدة فوراً.

المغادرة والعودة

تحديد كمغادر يجعل العضو غير نشط، وفي الخطوة نفسها:

• يخفي ملفه الشخصي على الموقع الإلكتروني؛
• يعطّل تسجيل دخوله وينهي جلساته؛
• يلغي الدعوة التي كانت بانتظار القبول؛
• يزيله من بيوت العطلات التي كان جهة الاتصال لها، ومن مهامه المفتوحة وعملائه المحتملين المفتوحين، ويخبرك بعدد كل منها.

تحديد كعائد إلى العمل يعيد الشخص نشطاً. يبقى تسجيل دخوله معطّلاً حتى يفعّله أحد. يُسجَّل الإجراءان في سجل التدقيق. آخر مسؤول نشط لا يمكن تحديده كمغادر، ولا يمكن تعطيل تسجيل دخوله.

الأدوار والصلاحيات

افتح الفريق > الأدوار. لا تُمنح الصلاحيات لشخص مباشرة أبداً، بل من خلال الأدوار فقط. توجد خمسة أدوار نظام في كل شركة لا يمكن تعديلها ولا حذفها:

إلى جانب هذه الأدوار، ينشئ من يتضمن دوره إدارة الأدوار (المسؤولون افتراضياً) أدواراً مخصصة:

• اختر الصلاحيات مجمّعة حسب المجال (الاستفسارات، عقود الإيجار، الصيانة، المسارات، وغيرها). لا تُعرض إلا صلاحيات الميزات التي تملكها شركتك، والتي تحملها أنت. والصلاحيات التي يحملها الدور فعلاً تبقى معروضة دائماً، فلا يسقط شيء بصمت.
• أعد تسمية الدور المخصص أو احذفه. الدور الذي ما زال مسنداً إلى شخص، أو تعرضه دعوة بانتظار القبول، لا يمكن حذفه.
• انسخ الأدوار المحددة ينسخ دوراً كنقطة بداية. ونسخة المسؤول لا تتضمن حق إغلاق الحساب.

ما لا يستطيعه إلا المسؤول: إغلاق الحساب (لا يمكن لأي دور مخصص أن يحمل هذا الحق)، وحمل كل الصلاحيات دفعة واحدة. وتحتفظ شركتك دائماً بمسؤول نشط واحد على الأقل: سحب الدور من آخر مسؤول، أو تعطيل تسجيل دخوله، أو تحديده كمغادر، مرفوض.

أياً كان الدور، فالشخص الذي لا يملك صلاحية رؤية كل العملاء المحتملين لا يرى إلا المسندين إليه، ومدير القسم يرى عملاء قسمه المحتملين.

الأقسام

افتح الفريق > الأقسام. القسم هو تجميعك الخاص للأشخاص، مثل المبيعات أو التأجير أو العمليات: اسم بالإنجليزية والعربية، وهل هو نشط، وترتيبه. ينتمي العضو إلى أي عدد من الأقسام. ولكل قسم مدير اختياري، ويمكن توجيه الاستفسارات الجديدة إلى قسم عند تفعيل التوزيع. تبدأ شركتك ببضعة أقسام مهيأة لمنطقتها؛ وما تغيّره لا يُستبدل أبداً.

في سجل كل عضو، يقول تبويب العملاء المحتملون هل يستقبل عملاء محتملين جدداً، وكم كحد أقصى، وحتى متى هو غائب.

أوقات العمل

افتح الفريق > ساعات العمل لضبط أيام عمل الشركة وساعات يوم العمل وعطلاتها. تحتسب أهداف الرد الأول على الاستفسارات دقائق العمل فقط وتتخطى العطلات. يبدأ أسبوع العمل بقيم منطقتك ويحتفظ بما تغيّره.

الفريق على الموقع الإلكتروني

تعرض بعض الشركات فريقها على موقعها الإلكتروني. افتح الإعدادات > الشركة > الملف الشخصي على الموقع الإلكتروني لإدارة ما يعرضه الموقع عن كل شخص: صورة، ونبذة بكل لغة، وأي جهات اتصاله تظهر للعموم (الهاتف وWhatsApp والبريد، لكل منها مفتاحه)، وترتيبه على الصفحة، وموافقته. أما الأشخاص أنفسهم، أسماؤهم وجهات اتصالهم، فيبقون في قائمة أعضاء الفريق.

الأسماء والصور وبيانات الاتصال بيانات شخصية، لذا فالقواعد صارمة:

• لا يمكن إظهار ملف شخصي حتى تُسجَّل موافقة الشخص: علامة، وملاحظة تقول كيف وافق، واسمك والوقت، تُحفظ مع الملف.
• تحديد سحب الشخص موافقته يخفي الملف فوراً.
• لا يستقبل موقعك إلا الملفات النشطة والظاهرة والمُوافَق عليها، ولا يستقبل من جهات الاتصال إلا ما كان مفتاح “الإظهار للعموم” فيه مفعّلاً. ومن غادر لا يُرسل أبداً.
• تُسجَّل تغييرات الموافقة في سجل التدقيق.

لا توجد هذه الشاشة إلا عندما تتضمن خطتك الفريق على الموقع الإلكتروني. أما قائمة أعضاء الفريق فموجودة في كل الأحوال.

تطبيق العمليات

تطبيق العمليات مخصص لمن يديرون بيوت العطلات والصيانة ميدانياً: وصول اليوم ومغادراته، وبيانات اتصال ضيف الحجز وملاحظاته، وتسجيل الوصول والمغادرة بالصور والملاحظات وقرار التأمين، والمهام وأوامر الصيانة والفحوصات. وهو مبني للهاتف ويمكن تثبيته من المتصفح؛ وعلى الحاسوب المحمول، يعرض افتح على هاتفك عنوانه كرمز QR.

• يعمل على <company>.operations.majali.app، أو على نطاقك الخاص إن أضفته في شاشة النطاقات.
• له صفحة تسجيل دخول خاصة للحساب نفسه، بكلمة المرور نفسها وقفل المحاولات نفسه والخطوة الثانية نفسها. ولا يدخل إلا من تفتح أدواره التطبيق.
• يمكن الوصول إليه من أي مكان، حتى عندما تكون لوحة إدارتك مقيدة بشبكاتك الخاصة (انظر الأمان).
• من يفتحون التطبيقين ينتقلون من لوحة الإدارة إليه عبر تطبيق العمليات في الترويسة، دون تسجيل دخول مجدداً.
• يرى الشخص البيوت التي هو جهة اتصال العمليات لها. ويرى المديرون والمسؤولون، وأي دور يحمل صلاحية رؤية كل البيوت، البيوت كلها. وحساب الدخول الذي لا عضو له لا يرى شيئاً.
• تدوم الجلسة في التطبيق 8 ساعات دون نشاط، أي مناوبة ميدانية، و12 ساعة في المجمل.

دور النظام “العمليات” يفتح التطبيق وحده. أما المديرون والمسؤولون فيفتحون التطبيقين.