الصيانة

يضم قسم الصيانة ثلاث شاشات: أوامر الصيانة والفحوصات والمقاولون. أمر الصيانة عمل واحد على عقار واحد. والفحص جولة في العقار تُسجَّل منطقةً منطقة. والرسم مبلغ يدفعه أحد مقابل أمر صيانة؛ وتُدرج الرسوم تحت المالية باسم رسوم الصيانة. يستخدم العاملون في الميدان تطبيق العمليات لأوامر الصيانة والفحوصات الخاصة بهم.

أوامر الصيانة

افتحوا أمر صيانة من شاشة أوامر الصيانة، أو من عقار، أو من عقد إيجار، أو من بلاغ مستأجر. يسجّل أمر الصيانة:

• العقار، وعقد إيجاره النشط إن وُجد؛
• فئة العمل ودرجة استعجاله: عاجلة أو عالية أو عادية أو منخفضة؛
• ما الخلل، وكيفية الدخول إلى العقار؛
• نوع الإصلاح: ضروري أو بسيط؛
• عضو الفريق المسؤول، والمقاول متى أُسند العمل؛
• اليوم والفترة الزمنية؛
• التكلفة التقديرية وعملتها؛
• الجهة الدافعة.

لا يُحذف أمر الصيانة أبدًا ولا يُغلق من تلقاء نفسه. كل تغيير يُدقَّق.

من جديد إلى تم

الجدولة والتقويم

حين يكون العقار بيت عطلات تعرض الجدولة خيار حجب تقويم العقار لأيام أمر الصيانة، فلا يستطيع ضيف حجزها. وإن كانت إقامة تغطي تلك الأيام فعلًا، لا يُنشأ الحجب وترون تحذيرًا؛ ويبقى أمر الصيانة مجدولًا. إلغاء أمر الصيانة يزيل حجبه.

ورقة أمر الصيانة والصور

إرسال ورقة أمر الصيانة يرسل بريدًا إلى المقاول باسم شركتكم: عنوان العقار ورقم الوحدة، وما الخلل، ومتى، وكيفية الدخول. لا يُدرج اسم المستأجر وهاتفه فيها إلا حين تضعون علامة في الخانة، وذلك الاختيار يُدقَّق.

إضافة صور تلتقط صور ما قبل العمل وما بعده من لوحة الإدارة أو تطبيق العمليات. تُفحص كل صورة، وتُنظَّف من موقعها وسائر بياناتها المخفية، وتُحفظ في تخزين الملفات الخاص بشركتكم مع معاينة واحدة. وما دام لا يوجد تخزين متصل تنتظر الصور بدل أن تُرفض.

الجهة الدافعة

لكل أمر صيانة جهة دافعة: المالك أو المستأجر أو شركتكم أو ضيف. تأتي القيمة الافتراضية من إعدادات الصيانة لديكم. وفي العقار المؤجر تتبع نوع الإصلاح: الإصلاحات الضرورية تذهب افتراضيًا إلى جهة، والبسيطة إلى أخرى. وفي أي عقار آخر الافتراضي هو مالك العقار، أو شركتكم لعقاراتها الخاصة. يمكنكم تغيير الجهة الدافعة في كل أمر صيانة؛ والتغيير يُدقَّق.

التكلفة التقديرية وموافقة المالك

أمر الصيانة الذي يدفعه المالك يحتاج إلى موافقته حين تتجاوز تكلفته التقديرية حد المالك. والحد هو حد المالك نفسه المحدد في سجله، أو حد شركتكم من إعدادات الصيانة. والتكلفة التقديرية بعملة غير عملة الحد تحتاج إلى موافقة دائمًا.

• طلب موافقة المالك يعرض الطلب في مساحة المالك ويرسل إليه بريدًا. يوافق المالك أو يرفض مع ملاحظة. ولا يجيب إلا المالك الذي طُلبت موافقته.
• تسجيل رد المالك يحفظ ردًا أُعطي هاتفيًا.
• المضي في العمل يتابع من دون رد، مع سبب يقرؤه المالك في مساحته.

الموافقة المطلوبة وغير الممنوحة تحذير، لا قفل أبدًا: الشركة هي التي تقرر.

الإنجاز والرسوم

يسجّل زر تم الإنجاز والنتيجة. ثم إضافة رسم تسجّل ما كلّفه أمر الصيانة: وصفًا، والمبلغ والعملة، والجهة الدافعة، ومرجع فاتورة المقاول.

تسجيل الرسم يقيّده: يُحفظ في الصف يوم شركتكم والمالك الذي حُمّل عليه ولا يتغيران أبدًا. والمالك هو مؤجّر العقد حين يكون أمر الصيانة على عقد إيجار، وإلا فمالك العقار. لا يُعدَّل الرسم أبدًا. الخطأ يُلغى، فيقيّد عكس القيد في يومه، ويُسجَّل رسم جديد. تظهر الرسوم المحمّلة على المالك في كشف حسابه؛ والرسوم المحمّلة على المستأجر تظهر في عقد الإيجار ويمكن تسجيلها مدفوعة.

التنبيهات ومن يرى ماذا

تعرض أعمالي ولوحة المعلومات أوامر الصيانة المفتوحة لديكم (العاجلة أولًا)، والبلاغات الجديدة من المستأجرين، والموافقات المطلوبة التي لم تُطلب بعد، والموافقات التي أُجيب عنها، وفحوصاتكم التي لم تُنجز بعد، وفحوصات الاستلام والإخلاء الناقصة. تعدّ شارة الشريط الجانبي أوامر الصيانة العاجلة والبلاغات الجديدة. لا يُرسل بريد إلى الموظفين.

من لديه صلاحية “رؤية كل أوامر الصيانة” يرى كل شيء. وغيره يرى أوامر الصيانة والفحوصات المسندة إليه، وتلك الخاصة بعقود الإيجار التي يتولاها، وتلك الخاصة بالعقارات التي هو جهة اتصال عملياتها، وتلك التي أنشأها. يعمل تسجيل النشاط وإضافة متابعة على أمر الصيانة؛ وتبقى قيوده على أمر الصيانة وعقاره.

الفحوصات

يُسجَّل الفحص منطقةً منطقة: حالة كل منطقة (جيدة أو مقبولة أو سيئة أو متضررة أو غير موجودة) وملاحظة وصور.

حين تخططون لفحص تُكتب مناطقه من غرف العقار: المدخل وغرفة المعيشة والمطبخ وكل غرفة نوم وحمام والشرفة. ويمكنكم إضافة مناطق. يسجّل الإنهاء قراءات العدادات (الكهرباء والماء والغاز) والمفاتيح المسلَّمة، وإن شئتم توقيع المستأجر مرسومًا على الشاشة.

الإخلاء

يعرض فحص الإخلاء حالة كل منطقة عند الاستلام إلى جانب حالتها الآن. ويمكن أن تحمل كل منطقة خصمًا من التأمين وأن تتحول إلى أمر صيانة بضغطة واحدة. ثم يُملأ إنهاء عقد الإيجار مسبقًا: المبلغ المحتجز هو خصومات فحص الإخلاء زائد رسوم المستأجر غير المدفوعة بعملة العقد، والمبلغ المُعاد هو باقي التأمين. الرسوم بعملة أخرى، أو غياب فحص الإخلاء، تحذيرات.

يكون فحص الاستلام ناقصًا حين يبدأ عقد خلال سبعة أيام، أو بدأ في الثلاثين يومًا الماضية، من دونه. ويكون فحص الإخلاء ناقصًا حين ينتهي عقد خلال أربعة عشر يومًا، أو انتهى في الثلاثين يومًا الماضية، من دونه ومن دون تجديد. يظهر كلاهما في أعمالي.

صفحة بلاغات المستأجر

لكل عقد إيجار رابط سري واحد لصفحة خاصة به. انسخوه من العقد وأرسلوه إلى المستأجر بأي قناة تستخدمونها. في تلك الصفحة يبلّغ المستأجر عن مشكلة: ما هي، وأين، وهل يجوز دخول العقار، وحتى خمس صور. يصبح البلاغ أمر صيانة جديدًا مبلَّغًا عنه من المستأجر. تعرض الصفحة بلاغات ذلك العقد بحالتها فقط: لا أسماء موظفين ولا مبالغ. البلاغات محدودة لكل رابط ولكل عنوان. وإنشاء رابط جديد ينهي القديم. لا يُرسل أي بريد إلى المستأجر.

المقاولون

تحتفظ شاشة المقاولون بالشركات التي تستعينون بها: الاسم والتخصصات واسم جهة الاتصال والهاتف والبريد ورقم الرخصة التجارية. يراها كل من يعمل على أوامر الصيانة. لا يُحذف المقاول المذكور في أمر صيانة أبدًا؛ اجعلوه غير نشط بدلًا من ذلك.

إعدادات الصيانة

تضم الإعدادات، ثم الصيانة، ثم إعدادات الصيانة قواعد شركتكم: حد موافقة المالك وعملته (الفراغ يعني أن الموافقة لا تُطلب أبدًا)، ومن يدفع الإصلاحات الضرورية ومن يدفع الإصلاحات البسيطة في العقار المؤجر. تبدأ الجهات الدافعة من حزمة بداية منطقتكم حيث توجد (أبوظبي: الإصلاحات الضرورية على المالك، والبسيطة على المستأجر) وتحتفظ بتغييراتكم. لا يُملأ أي مبلغ نيابة عنكم أبدًا.

الرسوم في المالية

كل رسم صف في شاشة رسوم الصيانة تحت المالية، مع يوم قيده والمالك والجهة الدافعة ومرجع الفاتورة وما إذا كان قد أُلغي أو سُوّي. ويجمع تقرير تكاليف الصيانة الرسوم بحسب العقار والفئة والمقاول والجهة الدافعة. انظروا المالية والتقارير.